Assurer le suivi et la construction du budget, en facilitant l’arbitrage et le pilotage
Le contexte
Le service informatique cherche à automatiser sa gestion des budgets, tant au niveau des charges (suivi du réalisé, construction budgétaire) que des produits (refacturations internes). L’objectif est également de faciliter les actions de pilotage et d’arbitrage.
Les 8 collaborateurs au contrôle de gestion s’appuient sur deux outils de gestion financière de référence : SAP et APPTIO.
Problématique
Le process interne mis en place soulève plusieurs problématiques :
- Une organisation complexe qui génère de nombreux axes d’analyse
- Un grand nombre de fichiers Excel extraits et traités (calculs et filtres) nécessaires pour chaque analyse
- Des opérations manuelles qui peuvent laisser place à des erreurs
- Une multitude d’acteurs qui entraîne une multiplicité des versions de fichiers échangés par mails
L’organisation est ainsi très chronophage : le temps dédié à la préparation des données est trop important, au détriment de l’analyse de ces données et de leur consolidation.
La solution mise en place
Nous avons mis en place un cube qui automatise l’ensemble des traitements de fichiers qui étaient réalisés par les équipes du Contrôle de Gestion.
Il ne reste qu’une opération manuelle, celle de se connecter aux systèmes IT et d’en extraire les données brutes.
Cette étape pourrait également être automatiser en utilisant des robots qui vont extraire et déposer les données dans les zones convenues.
